Dit federatiereglement heeft tot doel de interne werking van de federatie en van de federatie ten overstaande van haar leden vast te leggen en te preciseren.
Het is een aanvulling van de statuten en het huishoudelijk reglement en wordt door de
Raad van Bestuur opgesteld, goedgekeurd en zonodig aangepast en/of aangevuld, zonder dat hiertoe de toelating of de goedkeuring van de leden dient te worden gevraagd.
De Raad van Bestuur zou het op prijs stellen dat ALLE leden zich houden aan de bepalingen
ervan, alsook aan die van het huishoudelijk reglement en de statuten.
Leden die wensen veranderingen aangebracht te zien, kunnen de Raad van Bestuur hiervan in kennis stellen.
Met dank bij voorbaat.
De Raad van Bestuur van de Brabantse Kulturele
Federatie vzw.
Art. 1. De Maatschappelijke Zetel van de Federatie is gevestigd te 1800 Peutie – Vilvoorde - Vilvoordestraat 59A
Art. 2. Met de Federatie kan enkel gecorrespondeerd worden via het Secretariaat.
Alle briefwisseling of
andere stukken dienen te worden gericht aan het Secretariaat. Enkel in dringende gevallen kan men met de leden van de Raad van Bestuur in contact treden op hun privé adres.
Art. 3. Raad van Bestuur : bevoegdheden
Binnen de Raad van Bestuur
werden specifieke functies ingebouwd om de interne werking van de Federatie te vergemakkelijken.
Onderstaand overzicht van de taakverdeling binnen de Raad van Bestuur maakt het de leden gemakkelijker om met hun problemen, noden en vragen bij de juiste
persoon te geraken.
De Voorzitter
Heeft de algemene leiding van de Federatie.
Zit de vergaderingen voor en spreekt en handelt in naam van de Federatie en van de
Raad van bestuur.
Zorgt voor orde en regelmaat en houd toezicht op
de goede werking van de Federatie,
zijn Raad van Bestuur en zijn leden.
Tekent alle officiële stukken voor akkoord.
Stelt maandelijks het “Woordje van de Voorzitter”
De Ondervoorzitter
Vervangt bij
afwezigheid de Voorzitter.
Neemt in samenspraak met de Voorzitter, bij afwezigheid diens taken waar.
Stelt de rubriek “Wist ge dat” op.
Staat in voor het jaarverslag.
Staat in voor de rubriek “News”.
De Secretaris
Is het hoofd van de administratie van de Federatie.
Zorgt voor het bijhouden en beantwoorden van de correspondentie.
Stelt de verslagen op van de Algemene- en info- vergaderingen.
Stelt de ledenlijst, de feestkalender en de adresklevers op.
De Schatbewaarder
Beheert de financiële middelen van de Federatie.
Brengt tijdens elke vergadering van de Raad van Bestuur verslag uit aangaande de
financiële toestand van de Federatie en vraagt aan de Raad van Bestuur toestemming
tot het betalen van openstaande rekeningen.
Stelt jaarlijks het begrotingontwerp op en legt dit ter goedkeuring voor aan de Raad
van Bestuur.
Vult jaarlijks de belastingsformulieren in.
Geeft naam en adres van de leden die hebben betaald
zo vlug mogelijk door. Dit geldt
eveneens voor de verzekerde leden.
Staat in voor de voorbereiding en de bijstand voor de verificatie van het kasboek door
de verificateurs.
Staat in voor de aangifte van SABAM en billijke vergoeding.
Is de verantwoordelijke voor de kaartenverkoop wat betreft de feesten ingericht door
de B.K.F., en staat in voor de inschrijvingen.
De Hulp- secretaris
Stelt de verslagen van de vergaderingen van de Raad van Bestuur op.
Is de contactpersoon
tussen de leden en de verzekeringsmaatschappij.
Staat de Secretaris bij en vervangt deze indien nodig.
De Hulp- schatbewaarder
Beheert in samenspraak en wederzijdse controle met de Schatbewaarder de financiële
middelen van de Federatie.
De Materiaalmeester
Beheert, naar best vermogen de eigendommen van de Federatie, houdt de inventaris van
de goederen bij en legt deze jaarlijks voor aan de Raad van Bestuur.
Staat in voor de aan- en verkoop en
het uitlenen van de eigendommen der Federatie,
zoals onder meer vlaggen, plaketten, attributen, enz…
Regelt de aan- en verkoop van de medailles en andere ledenattributen en houd hiervan
een register bij.
Staat in voor de aankoop
van verbruiksmateriaal voor de Federatie.
De Redactie
Is verantwoordelijk voor de samenstelling en de verdeling van het infoblad.
Is de verantwoordelijke uitgever van het infoblad.
Ontvangt de bijlagen voor het infoblad, zoals uitnodigingen,
mededelingen van de
leden, en dit alles in samenspraak met de Voorzitter.
Is de verantwoordelijke voor de verkoop aan de leden van de adresklevers.
Is de verantwoordelijke aan de ingang van de info- vergaderingen.
Is de verantwoordelijke
voor ingangpapieren op de ledenactiviteiten.
De Feestleider Diner Dansant
Is verantwoordelijk voor wat de organisatie betreft van de Diner Dansant, ingericht
door of voor de Federatie.
Staat in voor de aankoop der grondstoffen, de accommodatie
en alles wat voor een
goede organisatie noodzakelijk is.
Staat in voor het bijhouden van het Gulden Boek.
Staat de Feestleider, verantwoordelijk voor de Nacht van Brabant bij in zijn taak.
De Feestleider Nacht van Brabant
Is verantwoordelijk
voor wat de organisatie betreft van de Nacht van Brabant,
ingericht door of voor de Federatie.
Staat in voor de aankoop der grondstoffen, de accommodatie en alles wat voor een
goede organisatie noodzakelijk is.
Staat de Feestleider, verantwoordelijk
voor de Diner Dansant bij in zijn taak.
Provinciale Commissarissen
Verzorgen hoofdzakelijk de contacten tussen de Raad van Bestuur en de leden van de
Provincie waarvoor hij/zij verantwoordelijk zijn.
Verzamelen teksten en foto’s
uit de media die voor publicatie in het infoblad in
aanmerking komen en geven deze door aan de Ondervoorzitter voor de rubriek
“News”.
Vertegenwoordigen de Federatie op de activiteiten die plaatsvinden in de door zijn/haar
gekozen
Provincie.
Art. 4. Lidgelden
Naast de bepalingen, omschreven in het Huishoudelijk reglement onder art.1, zijn volgende regels van kracht :
4.1. Om in regel de blijven met hun lidgeld, dienen de reeds aangesloten verenigingen en individuele
sympathiserende leden dit te voldoen uiterlijk eind juni van elk jaar, op de manier zoals omschreven in het huishoudelijk reglement onder art. 1, par. 1.5.
Verenigingen en individuele sympathiserende leden, die in de loop van het werkingsjaar aansluiten,
betalen eveneens het volledige lidgeld, ongeacht de datum van aansluiting.
De verenigingen en sympathiserende leden, worden via hun mandataris of via de aan de Raad van Bestuur opgegeven persoon, uitgenodigd tot betaling van het lidgeld, dit per gewone
brief.
Verenigingen en individuele sympathiserende leden die eind juni niet in orde zijn met het betalen van hun lidgeld, verliezen automatisch het lidmaatschap. Bij een eventuele heraansluiting, dient de vereniging of het individuele sympathiserende
lid een nieuwe aanvraag te doen, zoals omschreven in art. 1. par. 1.1. van het huishoudelijk regelement.
Het vastgestelde lidgeld is van toepassing zowel voor de effectieve als voor de sympathiserende leden.
Art. 5. Informatieblad
De B.K.F.
geeft een maandelijks infoblad uit, genaamd “’t Brabanderke”.
Elke mandataris van een vereniging of een ander wekend lid, ontvangt hiervan één exemplaar.
Het staat de vereniging vrij een andere persoon dan de mandataris
aan te duiden om het infoblad te ontvangen.
Alleen de persoon die door de vereniging werd aangeduid kan dit infoblad ontvangen, of de betreffende persoon dient een volmacht te geven aan het lid, die in zijn plaats het infoblad mag in ontvangst nemen.
Deze volmacht geld voor gans het lopende seizoen, en op deze volmacht dient de naam te staan van de persoon die in aanmerking komt om het infoblad te ontvangen, alsook de handtekening van de volmachtgevende persoon.
Elke individuele sympathiserende
persoon ontvangt hiervan één exemplaar.
Het infoblad verschijnt negen keer per jaar, iedere keer bij het begin van de maand, met uitzonderingen van de maanden juni, juli en augustus. In de maand juni verschijnt een jaarverslag met
foto’s.
Het bevat in de eerste plaats informatie, uitgaande van de Federatie zelf zoals, verslagen van der verschillende vergaderingen, wijzigingen aan de Statuten, huishoudelijk- en federatiereglement, wijzigingen binnen de Raad van Bestuur,
feestkalender enz.
De aangesloten leden worden eveneens in de mogelijkheid gesteld om hun informatie via het infoblad kenbaar te maken.
De Raad van Beheer kan deze gunst ook verlenen aan derden.
De Opname van activiteiten van de leden in de
feestkalender alsook het inlassen van informatie met een niet commercieel doel, of de medeverzending ervan, zijn gratis.
De individuele sympathiserende leden kunnen geen uitnodigingen publiceren maar mogen wel inlassingen plaatsen in de feestkalender.
Met deze informatie wordt bedoeld :
uitnodigingen voor bals, recepties, eetfestijnen, braderijen en andere feestelijkheden.
Bekendmakingen van tombola uitslagen, prijskampen, tornooien enz., die van de betrokken vereniging(en) uitgaan
of waaraan door leden ervan werd of wordt deelgenomen.
Inschrijvingsformulieren voor activiteiten die door de aangesloten vereniging wordt ingericht.
Informatie over de vereniging zelf, zoals voorgeschiedenis, beschrijving, oprichtingsjubileums,
enz.
Reportages van festiviteiten met of zonder foto’s. Verkoop kledij en carnavalwagens met foto's.
De mee te verzenden stukken dienen tijdig te worden afgegeven aan de Redactie of aan de Voorzitter, hierbij kunnen ook de in te lassen stukken
worden afgegeven.
Er dienen minimum 150 exemplaren per blad te worden voorzien, een aantal dat, in geval van stijgende oplage, kan verhoogd worden. Voor verenigingen die niet in de mogelijkheid zijn om zelf de fotokopijen te nemen, volstaat het om een
origineel af te geven, waarna de Redactie verder zorgt voor de nodige aanmaak, mits een kleine vergoeding per genomen kopij. De betaling hiervan dient te gebeuren bij afgifte van het origineel dat U desgewenst wordt terugbezorgd.
De in te lassen of
mee te verzenden stukken dienen te worden bezorgt tegen de 15de. van de maand die de publicatiemaand voorafgaat (vb. stukken voor het infoblad van april, afgeven uiterlijk op 15 maart.)
De afgegeven stukken of originelen mogen geen enkele vorm van reclame
met commercieel doel bevatten. Wel mogen natuurlijk de naam van de zaal en de dienstdoende discobar of DJ vermeld zijn.
Bovendien moet steeds de naam van de vereniging erop vermeld staan.
De inhoud van de mee te verzenden stukken is de verantwoordelijkheid
van de betrokken persoon of vereniging.
Het vermenigvuldigen van de inhoud van het infoblad door de leden is toegelaten.
Door de Federatie worden echter geen abonnementen of losse nummers verkocht.
Art. 6. B.K.F. Feesten
Om de Federatie wat meer financiële armslag te verlenen, richt de Raad van Bestuur enkele feesten in.
Traditiegetrouw worden deze feesten ingericht bij het begin en aan het einde van de carnavalsperiode, dit om de feesten van haar leden zo weinig
mogelijk te schaden.
Zo worden jaarlijks onder meer ingericht :
Diner Dansant
Dit feest, dat een combinatie is van een diner en een bal, wordt beschouwd als de officiële opening van het carnavalseizoen, en gaat door op de vrijdag
voor 11 november, of ander datum voor 11 november door de Raad van Bestuur opgegeven.
Tijdens dit feest wordt o.m. het carnavalseizoen officieel geopend, en worden de verdienstelijke leden vereremerkt.
Leden die willen deelnemen aan de Diner
Dansant, dienen hun lidgeld te voldoen, uiterlijk op eind juni.
Leden die willen deelnemen aan dit Diner Dansant, dienen hun deelnemende leden op te geven via het hiervoor bestemde inschrijvingsformulier, en ook de betaling ervan aan de Schatbewaarder,
uiterlijk op de info- vergadering die het Diner voorafgaat.
Personen die op dit inschrijvingsformulier worden vermeld moeten overeenstemmen met personen vermeld op Uw ledenlijst, die dan reeds in ons bezit dient te zijn.
Individuele sympathiserende
leden kunnen deelnemen aan dit Diner samen met zijn of haar partner, alsook de personen die publiceren in het infoblad.
Nacht van Brabant
Dit massafeest wordt algemeen beschouwd als de afsluiting van het carnavalseizoen. De bedoeling ervan is
om de leden toe te laten nog een laatste maal, verkleed samen te zijn en zich voor een minimumbijdrage in de onkosten, nog eens naar hartenlust te vermaken.
Dit feest vindt plaats op de zaterdag na Pasen.
Om een goed verloop van de feesten te waarborgen,
zijn volgende regels in acht te nemen
De Raad van Bestuur kan, wanneer zij dit nodig acht, de hulp inroepen van aangesloten leden of derden bij de organisatie van de feesten.
De Raad van Bestuur kan, personen of verenigingen
uitsluiten van deelname, wanneer de aanwezigheid van deze, een negatieve invloed kan hebben op het goede verloop van de feesten.
Verkoop van kaarten e.d. tijdens de feesten zijn ten strengste verboden.
De deelnemers of kandidaat- deelnemers, dienen
zich te houden aan de regels die hen door de Raad van Bestuur of door de Feestleiders worden opgelegd.
Personen of verenigingen die onregelmatigheden uitlokken of opzettelijke schade aanrichten, worden van verdere deelname uitgesloten.
Voor inlichtingen
en andere aangelegenheden in verband met de feesten, kan men steeds terecht bij de Feestleiders, die de nodige voorzieningen treffen.
Art. 7. Medailles
Alle bij de B.K.F. aangesloten personen of leden van aangesloten verenigingen mogen
de
B.K.F. medaille dragen.
Deze is bij de Materiaalmeester te verkrijgen voor de prijs van 15 euro. contant te
betalen bij aflevering.
Deze medaille bestaat uit een ovale plaket, voorzien van een koperkleurige ketting.
Alleen de medailles
van de leden van de Raad van Bestuur zijn voorzien van een korte
ketting met speciale sluiting, die het toelaat de medaille vlak onder de vlinderdas te
dragen.
De verkoop van medailles aan niet- leden is verboden.
B.K.F. medailles mogen
niet worden nagemaakt, en dit in eender welke grootte zonder
toestemming van het B.K.F. bestuur.
Na toestemming van de Raad van Bestuur, blijft de persoon die deze medaille wil
namaken de enige verantwoordelijke voor eventuele gevolgen achteraf.
Art. 8. B.K.F.- speldjes.
De B.K.F. verdeeld onder haar leden (effectieve en sympathiserende) per seizoen een
aantal B.K.F. speldjes, zolang dit financieel haalbaar blijft en door de Raad van
Bestuur als nuttig wordt geacht.
Effectieve
leden met hun zetel in Brabant :
Deze leden zullen, indien mogelijk, elk seizoen de B.K.F. speldjes in ontvangst nemen
op de door hen aangeduide activiteit op het inschrijvingsformulier of op de activiteit in
gezamenlijk overleg met de Raad
van Bestuur van de B.K.F. aangeduid. De leden die
geen activiteit aanduiden zullen de B.K.F. speldjes ten gepaste tijde overhandigd of
toegestuurd krijgen.
Sympathiserende leden :
Deze leden zullen indien mogelijk elk seizoen
de B.K.F. speldjes ontvangen op de
door hen aangeduide activiteit op het inschrijvingsformulier of op de activiteit in
gezamenlijk overleg met de Raad van Bestuur van de B.K.F. aangeduid.
De leden die geen activiteit aanduiden zullen de B.K.F
speldjes ten gepaste tijde
overhandigd of toegestuurd krijgen.
Individuele sympathiserende leden hebben recht op 1 B.K.F speldje.
Art. 9. B.K.F.- jaarorde.
De B.K.F. verdeeld onder haar leden (effectieve en sympathiserende) per seizoen
een
jaarorde, zolang dit financieel haalbaar blijft en door de Raad van Bestuur als nuttig
wordt geacht.
Effectieve leden met hun zetel in Brabant :
Deze leden zullen, indien mogelijk, elk seizoen de B.K.F. jaarorde in ontvangst nemen
op de door hen aangeduide activiteit op het inschrijvingsformulier of op de activiteit in
gezamenlijk overleg met de Raad van Bestuur van de B.K.F. aangeduid. De leden die
geen activiteit aanduiden zullen de B.K.F. jaarorde ten gepaste tijde overhandigd
of
toegestuurd krijgen.
Sympathiserende leden :
Deze leden zullen indien mogelijk elk seizoen de B.K.F. jaarorde ontvangen op de
door hen aangeduide activiteit op het inschrijvingsformulier of op de activiteit in
gezamenlijk overleg
met de Raad van Bestuur van de B.K.F. aangeduid.
De leden die geen activiteit aanduiden zullen de B.K.F jaarorde ten gepaste tijde
overhandigd of toegestuurd krijgen.
Individuele sympathiserende leden hebben ook recht op een B.K.F jaarorde.
Deze opsomming is niet beperkend en kan naargelang de behoeften worden gewijzigd.
Het eerste Federatiereglement werd samengesteld door de Raad van Beheer van de Brabantse Kulturele Federatie vzw. en werd na voorlezing unaniem goedgekeurd op woensdag
17 mei 1989. Vanaf deze datum is het van kracht en dient het door alle betrokkenen te worden nageleefd. Het werd gepubliceerd en openbaar gemaakt via het infoblad van mei 1989.
Wijzigingen, aanvullingen en/of weglatingen eraan, zullen het voorwerp uitmaken
van een bijlage, of indien dit noodzakelijk blijkt een volledig nieuwe weergave van het aangepaste reglement welke zal gepubliceerd worden in het infoblad.
Deze aangepaste versie vervangt elke voorgaande en werd na voorlezing unaniem goedgekeurd op
datum van 20 februari 2018.
Voor akkoord
Raad van Bestuur van de B.K.F. vzw.
Voorzitter Schatbewaarder Feestleider N.B.
Spillebeen Nicole Van Langendonck Carine De Bondt René
Feestleider D.D. Redactie
Locus Emile De Coster Rita