FEDERATIEREGLEMENT

Dit federatiereglement heeft tot doel de interne werking van de federatie en van de federatie ten overstaande van haar leden vast te leggen en te preciseren.

Het is een aanvulling van de statuten en het huishoudelijk reglement en wordt door de Raad van Bestuur opgesteld, goedgekeurd en zonodig aangepast en/of aangevuld, zonder dat hiertoe de toelating of de goedkeuring van de leden dient te worden gevraagd.

De Raad van Bestuur zou het op prijs stellen dat ALLE leden zich houden aan de bepalingen ervan, alsook aan die van het huishoudelijk reglement en de statuten.

Leden die wensen veranderingen aangebracht te zien, kunnen de Raad van Bestuur hiervan in kennis stellen.

Met dank bij voorbaat.
De Raad van Bestuur van de Brabantse Kulturele Federatie vzw.

Art. 1. De Maatschappelijke Zetel van de Federatie is gevestigd te 1800 Peutie – Vilvoorde - Vilvoordestraat 59A

Art. 2. Met de Federatie kan enkel gecorrespondeerd worden via het Secretariaat.
Alle briefwisseling of andere stukken dienen te worden gericht aan het Secretariaat. Enkel in dringende gevallen kan men met de leden van de Raad van Bestuur in contact treden op hun privé adres.

Art. 3. Raad van Bestuur : bevoegdheden

Binnen de Raad van Bestuur werden specifieke functies ingebouwd om de interne werking van de Federatie te vergemakkelijken.
Onderstaand overzicht van de taakverdeling binnen de Raad van Bestuur maakt het de leden gemakkelijker om met hun problemen, noden en vragen bij de juiste persoon te geraken.

De Voorzitter

Heeft de algemene leiding van de Federatie.
Zit de vergaderingen voor en spreekt en handelt in naam van de Federatie en van de
Raad van bestuur.
Zorgt voor orde en regelmaat en houd toezicht op de goede werking van de Federatie,
zijn Raad van Bestuur en zijn leden.
Tekent alle officiële stukken voor akkoord.
Stelt maandelijks het “Woordje van de Voorzitter”

De Ondervoorzitter

Vervangt bij afwezigheid de Voorzitter.
Neemt in samenspraak met de Voorzitter, bij afwezigheid diens taken waar.
Stelt de rubriek “Wist ge dat” op.
Staat in voor het jaarverslag.
Staat in voor de rubriek “News”.

De Secretaris

Is het hoofd van de administratie van de Federatie.
Zorgt voor het bijhouden en beantwoorden van de correspondentie.
Stelt de verslagen op van de Algemene- en info- vergaderingen.
Stelt de ledenlijst, de feestkalender en de adresklevers op.

De Schatbewaarder

Beheert de financiële middelen van de Federatie.
Brengt tijdens elke vergadering van de Raad van Bestuur verslag uit aangaande de
financiële toestand van de Federatie en vraagt aan de Raad van Bestuur toestemming
tot het betalen van openstaande rekeningen.
Stelt jaarlijks het begrotingontwerp op en legt dit ter goedkeuring voor aan de Raad
van Bestuur.
Vult jaarlijks de belastingsformulieren in.
Geeft naam en adres van de leden die hebben betaald zo vlug mogelijk door. Dit geldt
eveneens voor de verzekerde leden.
Staat in voor de voorbereiding en de bijstand voor de verificatie van het kasboek door
de verificateurs.
Staat in voor de aangifte van SABAM en billijke vergoeding.
Is de verantwoordelijke voor de kaartenverkoop wat betreft de feesten ingericht door
de B.K.F., en staat in voor de inschrijvingen.

De Hulp- secretaris

Stelt de verslagen van de vergaderingen van de Raad van Bestuur op.
Is de contactpersoon tussen de leden en de verzekeringsmaatschappij.
Staat de Secretaris bij en vervangt deze indien nodig.

De Hulp- schatbewaarder

Beheert in samenspraak en wederzijdse controle met de Schatbewaarder de financiële
middelen van de Federatie.

De Materiaalmeester

Beheert, naar best vermogen de eigendommen van de Federatie, houdt de inventaris van
de goederen bij en legt deze jaarlijks voor aan de Raad van Bestuur.
Staat in voor de aan- en verkoop en het uitlenen van de eigendommen der Federatie,
zoals onder meer vlaggen, plaketten, attributen, enz…
Regelt de aan- en verkoop van de medailles en andere ledenattributen en houd hiervan
een register bij.
Staat in voor de aankoop van verbruiksmateriaal voor de Federatie.

De Redactie

Is verantwoordelijk voor de samenstelling en de verdeling van het infoblad.
Is de verantwoordelijke uitgever van het infoblad.
Ontvangt de bijlagen voor het infoblad, zoals uitnodigingen, mededelingen van de
leden, en dit alles in samenspraak met de Voorzitter.
Is de verantwoordelijke voor de verkoop aan de leden van de adresklevers.
Is de verantwoordelijke aan de ingang van de info- vergaderingen.
Is de verantwoordelijke voor ingangpapieren op de ledenactiviteiten.

De Feestleider Diner Dansant

Is verantwoordelijk voor wat de organisatie betreft van de Diner Dansant, ingericht
door of voor de Federatie.
Staat in voor de aankoop der grondstoffen, de accommodatie en alles wat voor een
goede organisatie noodzakelijk is.
Staat in voor het bijhouden van het Gulden Boek.
Staat de Feestleider, verantwoordelijk voor de Nacht van Brabant bij in zijn taak.

De Feestleider Nacht van Brabant

Is verantwoordelijk voor wat de organisatie betreft van de Nacht van Brabant,
ingericht door of voor de Federatie.
Staat in voor de aankoop der grondstoffen, de accommodatie en alles wat voor een
goede organisatie noodzakelijk is.
Staat de Feestleider, verantwoordelijk voor de Diner Dansant bij in zijn taak.

Provinciale Commissarissen

Verzorgen hoofdzakelijk de contacten tussen de Raad van Bestuur en de leden van de
Provincie waarvoor hij/zij verantwoordelijk zijn.
Verzamelen teksten en foto’s uit de media die voor publicatie in het infoblad in
aanmerking komen en geven deze door aan de Ondervoorzitter voor de rubriek
“News”.
Vertegenwoordigen de Federatie op de activiteiten die plaatsvinden in de door zijn/haar
gekozen Provincie.

Art. 4. Lidgelden

Naast de bepalingen, omschreven in het Huishoudelijk reglement onder art.1, zijn volgende regels van kracht :

4.1. Om in regel de blijven met hun lidgeld, dienen de reeds aangesloten verenigingen en individuele sympathiserende leden dit te voldoen uiterlijk eind juni van elk jaar, op de manier zoals omschreven in het huishoudelijk reglement onder art. 1, par. 1.5.

Verenigingen en individuele sympathiserende leden, die in de loop van het werkingsjaar aansluiten, betalen eveneens het volledige lidgeld, ongeacht de datum van aansluiting.

De verenigingen en sympathiserende leden, worden via hun mandataris of via de aan de Raad van Bestuur opgegeven persoon, uitgenodigd tot betaling van het lidgeld, dit per gewone brief.

Verenigingen en individuele sympathiserende leden die eind juni niet in orde zijn met het betalen van hun lidgeld, verliezen automatisch het lidmaatschap. Bij een eventuele heraansluiting, dient de vereniging of het individuele sympathiserende lid een nieuwe aanvraag te doen, zoals omschreven in art. 1. par. 1.1. van het huishoudelijk regelement.

Het vastgestelde lidgeld is van toepassing zowel voor de effectieve als voor de sympathiserende leden.

Art. 5. Informatieblad

De B.K.F. geeft een maandelijks infoblad uit, genaamd “’t Brabanderke”.

Elke mandataris van een vereniging of een ander wekend lid, ontvangt hiervan één exemplaar.
Het staat de vereniging vrij een andere persoon dan de mandataris aan te duiden om het infoblad te ontvangen.
Alleen de persoon die door de vereniging werd aangeduid kan dit infoblad ontvangen, of de betreffende persoon dient een volmacht te geven aan het lid, die in zijn plaats het infoblad mag in ontvangst nemen.
Deze volmacht geld voor gans het lopende seizoen, en op deze volmacht dient de naam te staan van de persoon die in aanmerking komt om het infoblad te ontvangen, alsook de handtekening van de volmachtgevende persoon.
Elke individuele sympathiserende persoon ontvangt hiervan één exemplaar.

Het infoblad verschijnt negen keer per jaar, iedere keer bij het begin van de maand, met uitzonderingen van de maanden juni, juli en augustus. In de maand juni verschijnt een jaarverslag met foto’s.

Het bevat in de eerste plaats informatie, uitgaande van de Federatie zelf zoals, verslagen van der verschillende vergaderingen, wijzigingen aan de Statuten, huishoudelijk- en federatiereglement, wijzigingen binnen de Raad van Bestuur, feestkalender enz.

De aangesloten leden worden eveneens in de mogelijkheid gesteld om hun informatie via het infoblad kenbaar te maken.
De Raad van Beheer kan deze gunst ook verlenen aan derden.
De Opname van activiteiten van de leden in de feestkalender alsook het inlassen van informatie met een niet commercieel doel, of de medeverzending ervan, zijn gratis.
De individuele sympathiserende leden kunnen geen uitnodigingen publiceren maar mogen wel inlassingen plaatsen in de feestkalender.

Met deze informatie wordt bedoeld :

uitnodigingen voor bals, recepties, eetfestijnen, braderijen en andere feestelijkheden.
Bekendmakingen van tombola uitslagen, prijskampen, tornooien enz., die van de betrokken vereniging(en) uitgaan of waaraan door leden ervan werd of wordt deelgenomen.
Inschrijvingsformulieren voor activiteiten die door de aangesloten vereniging wordt ingericht.
Informatie over de vereniging zelf, zoals voorgeschiedenis, beschrijving, oprichtingsjubileums, enz.
Reportages van festiviteiten met of zonder foto’s. Verkoop kledij en carnavalwagens met foto's.

De mee te verzenden stukken dienen tijdig te worden afgegeven aan de Redactie of aan de Voorzitter, hierbij kunnen ook de in te lassen stukken worden afgegeven.

Er dienen minimum 150 exemplaren per blad te worden voorzien, een aantal dat, in geval van stijgende oplage, kan verhoogd worden. Voor verenigingen die niet in de mogelijkheid zijn om zelf de fotokopijen te nemen, volstaat het om een origineel af te geven, waarna de Redactie verder zorgt voor de nodige aanmaak, mits een kleine vergoeding per genomen kopij. De betaling hiervan dient te gebeuren bij afgifte van het origineel dat U desgewenst wordt terugbezorgd.

De in te lassen of mee te verzenden stukken dienen te worden bezorgt tegen de 15de. van de maand die de publicatiemaand voorafgaat (vb. stukken voor het infoblad van april, afgeven uiterlijk op 15 maart.)

De afgegeven stukken of originelen mogen geen enkele vorm van reclame met commercieel doel bevatten. Wel mogen natuurlijk de naam van de zaal en de dienstdoende discobar of DJ vermeld zijn.
Bovendien moet steeds de naam van de vereniging erop vermeld staan.

De inhoud van de mee te verzenden stukken is de verantwoordelijkheid van de betrokken persoon of vereniging.

Het vermenigvuldigen van de inhoud van het infoblad door de leden is toegelaten.
Door de Federatie worden echter geen abonnementen of losse nummers verkocht.

Art. 6. B.K.F. Feesten

Om de Federatie wat meer financiële armslag te verlenen, richt de Raad van Bestuur enkele feesten in.
Traditiegetrouw worden deze feesten ingericht bij het begin en aan het einde van de carnavalsperiode, dit om de feesten van haar leden zo weinig mogelijk te schaden.

Zo worden jaarlijks onder meer ingericht :

Diner Dansant

Dit feest, dat een combinatie is van een diner en een bal, wordt beschouwd als de officiële opening van het carnavalseizoen, en gaat door op de vrijdag voor 11 november, of ander datum voor 11 november door de Raad van Bestuur opgegeven.

Tijdens dit feest wordt o.m. het carnavalseizoen officieel geopend, en worden de verdienstelijke leden vereremerkt.

Leden die willen deelnemen aan de Diner Dansant, dienen hun lidgeld te voldoen, uiterlijk op eind juni.

Leden die willen deelnemen aan dit Diner Dansant, dienen hun deelnemende leden op te geven via het hiervoor bestemde inschrijvingsformulier, en ook de betaling ervan aan de Schatbewaarder, uiterlijk op de info- vergadering die het Diner voorafgaat.
Personen die op dit inschrijvingsformulier worden vermeld moeten overeenstemmen met personen vermeld op Uw ledenlijst, die dan reeds in ons bezit dient te zijn.
Individuele sympathiserende leden kunnen deelnemen aan dit Diner samen met zijn of haar partner, alsook de personen die publiceren in het infoblad.

Nacht van Brabant

Dit massafeest wordt algemeen beschouwd als de afsluiting van het carnavalseizoen. De bedoeling ervan is om de leden toe te laten nog een laatste maal, verkleed samen te zijn en zich voor een minimumbijdrage in de onkosten, nog eens naar hartenlust te vermaken.
Dit feest vindt plaats op de zaterdag na Pasen.

Om een goed verloop van de feesten te waarborgen, zijn volgende regels in acht te nemen

De Raad van Bestuur kan, wanneer zij dit nodig acht, de hulp inroepen van aangesloten leden of derden bij de organisatie van de feesten.

De Raad van Bestuur kan, personen of verenigingen uitsluiten van deelname, wanneer de aanwezigheid van deze, een negatieve invloed kan hebben op het goede verloop van de feesten.
Verkoop van kaarten e.d. tijdens de feesten zijn ten strengste verboden.
De deelnemers of kandidaat- deelnemers, dienen zich te houden aan de regels die hen door de Raad van Bestuur of door de Feestleiders worden opgelegd.
Personen of verenigingen die onregelmatigheden uitlokken of opzettelijke schade aanrichten, worden van verdere deelname uitgesloten.
Voor inlichtingen en andere aangelegenheden in verband met de feesten, kan men steeds terecht bij de Feestleiders, die de nodige voorzieningen treffen.

Art. 7. Medailles

Alle bij de B.K.F. aangesloten personen of leden van aangesloten verenigingen mogen
de B.K.F. medaille dragen.
Deze is bij de Materiaalmeester te verkrijgen voor de prijs van 15 euro. contant te
betalen bij aflevering.
Deze medaille bestaat uit een ovale plaket, voorzien van een koperkleurige ketting.

Alleen de medailles van de leden van de Raad van Bestuur zijn voorzien van een korte
ketting met speciale sluiting, die het toelaat de medaille vlak onder de vlinderdas te
dragen.

De verkoop van medailles aan niet- leden is verboden.

B.K.F. medailles mogen niet worden nagemaakt, en dit in eender welke grootte zonder
toestemming van het B.K.F. bestuur.
Na toestemming van de Raad van Bestuur, blijft de persoon die deze medaille wil
namaken de enige verantwoordelijke voor eventuele gevolgen achteraf.

Art. 8. B.K.F.- speldjes.

De B.K.F. verdeeld onder haar leden (effectieve en sympathiserende) per seizoen een
aantal B.K.F. speldjes, zolang dit financieel haalbaar blijft en door de Raad van
Bestuur als nuttig wordt geacht.

Effectieve leden met hun zetel in Brabant :
Deze leden zullen, indien mogelijk, elk seizoen de B.K.F. speldjes in ontvangst nemen
op de door hen aangeduide activiteit op het inschrijvingsformulier of op de activiteit in
gezamenlijk overleg met de Raad van Bestuur van de B.K.F. aangeduid. De leden die
geen activiteit aanduiden zullen de B.K.F. speldjes ten gepaste tijde overhandigd of
toegestuurd krijgen.

Sympathiserende leden :
Deze leden zullen indien mogelijk elk seizoen de B.K.F. speldjes ontvangen op de
door hen aangeduide activiteit op het inschrijvingsformulier of op de activiteit in
gezamenlijk overleg met de Raad van Bestuur van de B.K.F. aangeduid.
De leden die geen activiteit aanduiden zullen de B.K.F speldjes ten gepaste tijde
overhandigd of toegestuurd krijgen.

Individuele sympathiserende leden hebben recht op 1 B.K.F speldje.

Art. 9. B.K.F.- jaarorde.

De B.K.F. verdeeld onder haar leden (effectieve en sympathiserende) per seizoen een
jaarorde, zolang dit financieel haalbaar blijft en door de Raad van Bestuur als nuttig
wordt geacht.

Effectieve leden met hun zetel in Brabant :
Deze leden zullen, indien mogelijk, elk seizoen de B.K.F. jaarorde in ontvangst nemen
op de door hen aangeduide activiteit op het inschrijvingsformulier of op de activiteit in
gezamenlijk overleg met de Raad van Bestuur van de B.K.F. aangeduid. De leden die
geen activiteit aanduiden zullen de B.K.F. jaarorde ten gepaste tijde overhandigd of
toegestuurd krijgen.

Sympathiserende leden :
Deze leden zullen indien mogelijk elk seizoen de B.K.F. jaarorde ontvangen op de
door hen aangeduide activiteit op het inschrijvingsformulier of op de activiteit in
gezamenlijk overleg met de Raad van Bestuur van de B.K.F. aangeduid.
De leden die geen activiteit aanduiden zullen de B.K.F jaarorde ten gepaste tijde
overhandigd of toegestuurd krijgen.

Individuele sympathiserende leden hebben ook recht op een B.K.F jaarorde.

Deze opsomming is niet beperkend en kan naargelang de behoeften worden gewijzigd.

Het eerste Federatiereglement werd samengesteld door de Raad van Beheer van de Brabantse Kulturele Federatie vzw. en werd na voorlezing unaniem goedgekeurd op woensdag 17 mei 1989. Vanaf deze datum is het van kracht en dient het door alle betrokkenen te worden nageleefd. Het werd gepubliceerd en openbaar gemaakt via het infoblad van mei 1989.

Wijzigingen, aanvullingen en/of weglatingen eraan, zullen het voorwerp uitmaken van een bijlage, of indien dit noodzakelijk blijkt een volledig nieuwe weergave van het aangepaste reglement welke zal gepubliceerd worden in het infoblad.

Deze aangepaste versie vervangt elke voorgaande en werd na voorlezing unaniem goedgekeurd op datum van 20 februari 2018.

Voor akkoord
Raad van Bestuur van de B.K.F. vzw.

Voorzitter Schatbewaarder Feestleider N.B.
Spillebeen Nicole Van Langendonck Carine De Bondt René

Feestleider D.D. Redactie
Locus Emile De Coster Rita